Comment organiser un événement de diffusion en direct en 2021


les évenements professionnels virtuels explosent en 2021

Nous allons vous expliquer ce que nous avons appris dans cet article, mais voici un indice sur les principaux points à retenir: n'ayez pas peur d'apporter des renforts pour compléter vos points faibles. Qu'il s'agisse d'embaucher une société de production pour prendre en charge le processus de streaming, de faire appel à des talents professionnels pour diriger l'émission ou de travailler avec un planificateur d'événements pour gérer tous les petits détails, il n'y a pas de honte à confier les rênes aux experts.


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Cela étant dit, voici notre ventilation des éléments essentiels d'un événement de diffusion en direct gagnant.








Faites de 2021 une année ou vous maitriser la vidéo

1. Logiciel

Tout d'abord, il est important de choisir la bonne plateforme pour accueillir votre événement. Le zoom a tendance à être la valeur par défaut pour de nombreuses marques de nos jours, mais ce n'est pas votre seule option. Découvrez des alternatives telles que BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast ou toute autre plate-forme conçue pour héberger de larges audiences virtuelles en direct.

Lorsque vous restreignez vos choix de logiciels, assurez-vous de comprendre vos besoins spécifiques. Si vous attendez environ 50 participants à votre événement virtuel, vous n'avez pas nécessairement besoin de la plate-forme conçue pour des milliers de personnes. D'un autre côté, si vous avez des milliers de participants, vous devrez vous concentrer sur les plates-formes capables de gérer un événement à cette échelle.


Assurez-vous également de préciser le nombre d'orateurs que vous devrez accueillir, les régions géographiques que votre plate-forme devra prendre en charge (en fonction de l'emplacement des participants) et toute autre limitation qui pourrait entraver votre événement si vous choisissez un plate-forme incompatible.


Enfin, assurez-vous de bien comprendre comment utiliser la plateforme de votre choix ou faites appel à un expert. Avoir l'outil logiciel parfait est inutile si vous ne savez pas comment l'utiliser avec succès.

2. Équipe

Ensuite, parlons de l'équipe. C'est un domaine dans lequel les entreprises ont tendance à se tromper avec les grands événements en direct. Bien qu'une approche DIY (Faites le Vous même) puisse bien fonctionner pour un petit événement occasionnel (comme un webinaire mensuel, par exemple), si vous souhaitez organiser un événement virtuel spectaculaire, c'est une bonne idée de laisser la valeur de la production aux professionnels.


Nous vous recommandons de commencer par un producteur de diffusion en direct et un opérateur sonore pour obtenir les bases sécurisées, puis d'évaluer à partir de là si vous avez besoin d'autres membres de l'équipe pour le soutien.

Un autre avantage ici est que les professionnels sont moins susceptibles d'être ébranlés par des difficultés techniques ou des défis inattendus à mi-parcours. Si l'embauche de quelques membres d'équipage fait la différence entre un événement qui se déroule bien et un événement semé de difficultés techniques, nous pensons que la décision est claire.

3. Équipement

La prochaine considération est votre équipement. Si vous embauchez un équipage pour vous aider, il sera probablement en mesure de vous conseiller sur l'équipement dont vous aurez besoin pour que l'événement se déroule correctement. Si tel est le cas, assurez-vous de ne pas ignorer leurs recommandations sans en avoir d'abord discuté.


Par exemple, vous voudrez peut-être choisir un micro spécifique recommandé par votre ami, mais si votre équipe se spécialise dans un appareil différent ou utilise un autre équipement compatible uniquement avec certains micros, vous ruineriez tout le processus de production en devenant un voyou dans votre choix. Une communication claire avec l'équipage est essentielle et nous vous recommandons de nous en remettre à leur jugement dans la mesure du possible.

Lorsque vous assemblez votre équipement, assurez-vous d'envisager des plans de sauvegarde en cas de problème. Si une caméra ou un micro tombe en panne, quelle est la meilleure alternative suivante? Si votre connexion Internet tombe en panne, qu'advient-il du flux?


Nous vous recommandons de dresser une liste de tous les éléments essentiels nécessaires au bon déroulement de votre événement et d'établir un plan d'urgence pour chacun d'entre eux. Comprenez ce que vous devrez faire sur le moment si quelque chose échoue et ce que cela signifiera pour votre public. Après tout, rien ne gâche un événement de diffusion en direct comme des difficultés techniques ou une vidéo ou un son de mauvaise qualité.

4. Talent

Cela peut s'appliquer ou non à vos projets d'événement, mais il est important de le mentionner au cas où vous prévoyez d'avoir un hôte, des invités ou des panélistes en vedette, ou d'autres apparitions tout au long de l'événement. Dans votre processus de planification, indiquez très clairement qui sera à l'écran à un moment donné, à quoi ressemblera la vue pour le public (par exemple, allez-vous montrer à la fois un diaporama et le visage de la personne, juste le visage de la personne, ou juste le diaporama avec la personne qui remplit la voix off?), et quel message chaque personne doit transmettre.


Si vous faites appel à des talents extérieurs pour l'événement, assurez-vous de les informer d'abord de votre marque, du but de l'événement et du ton que vous recherchez (par exemple, sérieux, léger, drôle, etc.). Il est important que chaque personne qui sera présentée tout au long du flux comprenne le rôle qu'elle joue dans l'ensemble et à quoi ressemble une apparition réussie dans votre esprit.

Si vous présentez des talents qui ne seront pas à l'écoute de votre emplacement physique, assurez-vous que les suggestions ci-dessus concernant l'équipage et l'équipement sont également élaborées pour chaque participant. Ne supposez pas que les webcams des ordinateurs portables de tout le monde seront suffisantes - vous devrez peut-être fournir une caméra, un micro ou un éclairage supplémentaire pour atteindre la même qualité que celle que vous fournissez à partir de l'emplacement principal.

5. Préparation

Enfin, préparez autant votre événement de diffusion en direct que vous le feriez pour un événement en personne. Il est facile d'oublier que vous êtes toujours en contact avec de vraies personnes via l'écran, et l'expérience que vous offrez affecte la façon dont ils percevront votre marque à long terme. Ce n'est pas parce que ce n'est pas un événement en personne que vous devez abaisser vos normes.

En pratique, cela signifie que vous devez avoir un ordre du jour pour l'événement, rédiger un script pour toute remarque écrite, préparer des visuels ou des présentations à l'avance, cartographier les détails de la production et faire au moins une analyse complète (bien que deux ou trois être meilleur) pour attraper les points difficiles et aplanir les difficultés techniques persistantes.


Nous ne saurions trop dire que la différence entre un événement de diffusion en direct médiocre et un événement de diffusion en direct exceptionnel dépend généralement du niveau de professionnalisme. Le public peut savoir quand vous l'appelez et quand vous avez vraiment pris des mesures pour vous assurer que vous offrez une expérience de qualité. Vous voulez faire partie de ce dernier groupe - faites-nous confiance.


En conclusion

Nous espérons que ces conseils vous permettront de réussir lorsque vous préparez votre prochain événement de diffusion en direct, quelle que soit sa taille. Et nous avons de bonnes nouvelles: mieux vous réussirez à organiser des événements virtuels de haute qualité maintenant, mieux vous serez prêt à exceller à mesure que l'industrie des événements virtuels se développe. Contactez-nous et planifiez un appel pour en savoir comment nous pouvons vous aider à créer des vidéos professionnelles d'entreprises capables de séduire votre audience. contactez-nous

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